Levar os dados de atividade para o BI da empresa: o jeito certo de fazer

Toda empresa tem hoje um punhado de sistemas que sabem cada um a sua parte. O ERP sabe quantos pedidos foram faturados. O sistema de chamados sabe quantos tíquetes foram resolvidos. A folha sabe quanto custa cada hora. E a ferramenta de monitoramento sabe onde o tempo da equipe foi aplicado.

Sozinho, cada um responde uma pergunta. Juntos, respondem as perguntas que a diretoria realmente faz: quanto custa processar um pedido? Qual processo consome mais tempo do que devia? Em que a troca daquele sistema, no semestre passado, melhorou a vida do time?

Levar os dados de atividade para o BI é o que transforma monitoramento de uma ferramenta da gestão de pessoas em uma fonte de dado do negócio. Este é o roteiro para fazer isso bem.

Comece pela pergunta, não pelo dado

O erro clássico de integração é despejar tudo num painel e esperar que alguém ache um insight. Funciona melhor ao contrário: escolha duas ou três perguntas que a empresa já tenta responder no chute, e monte a integração para respondê-las. Exemplos que costumam pagar a conta rápido:

• Custo real por processo. Cruzando tempo dedicado a cada sistema com o volume de transações do ERP, aparece o custo de mão de obra por pedido, por contrato ou por atendimento.
• Capacidade antes de contratar. Antes de abrir uma vaga, vale saber se o time está de fato no limite ou se a demanda se concentra em uma etapa específica. Dados de carga e de volume respondem isso.
• Retorno de uma mudança de ferramenta. Trocou o sistema? Compare o tempo dedicado a ele nos três meses anteriores e nos três seguintes. É a forma mais honesta de medir se o investimento valeu.

A regra de ouro: agregue antes de integrar

Este é o ponto que separa uma integração bem-feita de uma dor de cabeça. O BI da empresa não precisa do dado individual. Ele precisa do dado por equipe, por processo e por período.

Isso resolve três coisas de uma vez:

• Proporcionalidade e LGPD. O princípio da necessidade (art. 6º da LGPD) manda tratar o mínimo indispensável para a finalidade. Se a pergunta é “quanto custa esse processo”, a resposta não exige nome de ninguém. Agregar é, ao mesmo tempo, a escolha mais segura e a mais correta.
• Confiança da equipe. Uma coisa é o gestor direto acompanhar o time dele, com finalidade combinada. Outra é o dado individual circulando entre áreas que não têm relação com aquela pessoa. A primeira é gestão; a segunda gera desconfiança sem entregar nada de útil ao negócio.
• Qualidade da análise. No agregado, o ruído do dia a dia desaparece e a tendência aparece. Indicador de negócio se lê em série temporal, não em registro individual.

O detalhe individual continua existindo onde deve: na visão do gestor da área, para acompanhar a própria equipe. O que vai para o BI é o retrato consolidado.

Como montar na prática

• Defina a granularidade na origem. Combine o nível de agregação — por exemplo, por equipe e por dia — antes de ligar qualquer coisa. Integração que começa granular demais raramente volta atrás.
• Uma chave comum para cruzar. Centro de custo, código de equipe ou de projeto. É o que permite juntar a atividade com o volume do ERP sem precisar de identificação pessoal.
• Documente a finalidade de cada indicador. Uma linha por indicador dizendo para que serve e quem usa. Isso vira o registro que a LGPD pede e, na prática, evita que o painel cresça sem controle.
• Automatize a atualização. Um painel que depende de alguém exportar planilha toda segunda-feira morre no segundo mês.
• Conte para a equipe. A mesma transparência que vale para o monitoramento vale para a integração: dizer que os dados de atividade passaram a alimentar indicadores de processo, no agregado, é o que mantém a confiança — e costuma gerar boas sugestões de quem faz o trabalho.

Ferramentas como o VkMonitor, da equipe que mantém este blog, entregam a atividade por aplicativo e site organizada por pessoa, equipe e período — e é justamente a visão por equipe e por período a que se conecta bem ao ERP e ao BI, sem levar detalhe individual para fora do contexto da gestão direta.

O ganho final

Quando essa ponte é feita, acontece uma mudança de conversa interessante: o monitoramento deixa de ser um assunto de RH e vira argumento de investimento. “Precisamos trocar esse sistema” sai do campo da reclamação e entra no campo do número: o time dedica X horas por mês a ele, o que custa Y, e a alternativa se paga em Z meses.

É assim que o dado de atividade rende mais: não vigiando ninguém, mas mostrando à diretoria onde o trabalho da empresa realmente acontece.

Fontes

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — princípios da finalidade, adequação e necessidade (art. 6º): planalto.gov.br
• ANPD — orientações sobre tratamento de dados pessoais: gov.br/anpd
• Foto de capa: profissional trabalhando em um notebook — Microbiz Mag, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons
• Segunda imagem: corredor de racks em data center — Carl Lender, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons